Mulailah mengatur file Anda sekarang!

Kita seringkali berurusan dengan banyak file setiap hari dengan waktu yang berbeda, jenis file yang berbeda, dan tujuan yang berbeda.

Pertama kali kami menyadari betapa pentingnya organisasi file ketika kami perlu segera menemukan file, tetapi kami tidak dapat menemukannya di folder yang berantakan. Kami hanya mencari dengan sia-sia, tetapi kami juga melewati recycle bin dan netbook, masih berakhir tanpa hasil. Seiring berjalannya waktu, jumlah file meningkat, perangkat penyimpanan tersebar, dan bahkan dengan penghapusan sesaat, kami menjadi semakin bingung tentang file mana yang perlu dibersihkan dan file mana yang perlu disimpan.

Jadi sejak saat itu, kami mulai secara sadar mengkategorikan dan mengatur file kami dan mencari cara yang lebih efisien untuk mengaturnya. Folder dirancang untuk menampung dokumen satu halaman penuh, dan tujuan utamanya adalah untuk mengarsipkannya dengan lebih baik, membuatnya rapi dan terstandarisasi. Ini adalah jenis bisnis atau karir dan kegiatan lain dalam proses penyimpanan, perlindungan dan standardisasi dokumen kertas untuk pengelolaan alat yang digunakan.

1.Kembali untuk mengklasifikasikan dan merekam dokumen

Pertama-tama, Anda harus memeriksa semua dokumen satu per satu untuk menentukan jenis dokumen dan mengklasifikasikannya. Anda dapat mengambil pena, sambil melihat kertas untuk merekam ke bawah. Misalnya: tanda terima toko kelontong, Anda dapat merekam sebagai "biaya hidup". Jika dokumen memiliki banyak konten dan berisi banyak informasi, letakkan catatan di sebelahnya.

2. Mengatur klasifikasi dokumen

Menurut informasi file yang Anda rekam pada langkah sebelumnya, siapkan kategori file, lalu gunakan satu folder untuk setiap kategori. Atur kategori agar sesuai, Kategori tidak terlalu lebar atau terlalu sempit. Kategori harus mencakup semua dokumen yang baru saja Anda rekam, dan Anda harus mempertimbangkan bahwa dokumen yang ditambahkan kemudian juga harus dapat dimasukkan. Misalnya: tagihan, keluarga, kesehatan, pekerjaan/bisnis, pendidikan, dll.

3.Warna berkas

Mengatur berbagai kategori folder ke warna yang berbeda akan membantu Anda mengidentifikasi mereka lebih cepat dan lebih mudah, sekilas tanpa berpikir. Sebagai contoh: folder hijau berisi berbagai tagihan, folder merah menunjukkan barang-barang pribadi, folder biru mewakili adalah obat terkait.

4.Mengatur file

Periksa kembali file untuk melihat apakah masih ada kekacauan yang belum dibongkar. Jika Anda tidak lagi membutuhkannya, buang ke tempat sampah. Jika Anda tidak tahu apakah Anda harus menyimpan dokumen tertentu, tanyakan pada diri sendiri kapan dan apakah anda akan menggunakannya lagi. Dalam kebanyakan kasus, tanda terima adalah penyebab kekacauan, jadi jika Anda tidak perlu menyimpannya, Anda disarankan untuk membuangnya, atau jika Anda tidak yakin, Anda dapat menyimpan file elektronik.

5. Menempatkan mereka ke dalam kotak

Sesuai dengan kebutuhan pribadi, dalam memilih kotak file yang sesuai, Anda perlu mengukur dan memilih bentuk kotak berdasarkan berapa banyak dokumen yang anda miliki dan ruang di mana mereka ditempatkan. Jika ada terlalu banyak dokumen, seperti di dalam kantor, Anda mungkin memerlukan Lemari Arsip khusus untuk menyimpannya. Rumah dan tempat-tempat lain di mana ada lebih sedikit dokumen.